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Segundo Luiz Carlos Zanella, a operacionalização de um evento fundamenta-se em eficiente sistema de planejamento que abrange alguns aspectos, como:

  • Definir de forma clara e precisa os objetivos e amplitude do evento.
  • Estruturar o roteiro do planejamento e o cronograma de execução com bastante antecedência da data prevista para seu inicio.
  • Prever recursos materiais, financeiros e de apoio para atender as exigências operacionais.
  • Dispor de pessoas, grupos ou comissões para assumir a responsabilidade pela coordenação e execução dos trabalhos.
  • Estabelecer integração permanente com patrocinadores, promotores, autoridades, imprensa, fornecedores, participantes e colaboradores colhendo dados e sugestões.
  • Instituir canais de comunicação ágeis e eficientes entre todas as áreas de operação e serviços, para prevenir e corrigir falhas no decorrer do evento.
  • Assegurar a qualidade e quantidade dos produtos e equipamentos necessários para a operacionalização.
  • Estabelecer normas e procedimentos a serem observados pelos participantes dos eventos.
  • Implantar sistema de controle e acompanhamento das providencias e decisões tomadas no curso do evento

O planejamento de um evento deverá ser precedido de um estudo de viabilidade de condições e capacidade da entidade promotora para a sua realização. Há a necessidade de realizar uma pesquisa técnica para conhecer a opinião do público-alvo sobre objetivos, locais, datas, horários, participantes e convidados. Com base nessa verificação, será definida a estratégia de marketing, os veículos de comunicação e divulgação, bem como as atividades relacionadas a promoção do evento.

Todo esse trabalho deverá ser dividido em atividades e, a partir delas definidas as responsabilidades e prazos para cada integrante do grupo. As atividades são divididas em:

Planejamento, coordenação e controle

  • Designar os coordenadores setoriais.
  • Elaborar e controlar o orçamento financeiro e caixa.
  • Estabelecer e acompanhar o cronograma de atividades.
  • Promover reuniões técnicas com os coordenadores para analise das atividades em andamento.
  • Coordenar a instalação e montagem das secretarias dos congressistas e palestrantes, sala de coordenação e auditório.
  • Realizar licitações de compras, contratação de serviços de terceiros e locações de equipamentos.
  • Emitir normas de serviço instruindo e disciplinando procedimentos e rotinas de trabalho.
  • Emitir relatórios de avaliação de desempenho e relatório final.
  • Coordenar a elaboração dos anais do evento em que constem o conteúdo das palestras e informações sobre os participantes.
  • Coordenar as atividades do pessoal que abrangem: participar da contratação de pessoal e serviços de terceiros; orientar as esquipes de trabalho sobre atribuições e responsabilidades; e, estabelecer procedimentos e normas de conduta pessoal e fiscalizar sua aplicação.

Secretaria executiva

  • Participar da elaboração dos cerimoniais das solenidades oficiais.
  • Processar as inscrições dos participantes de eventos.
  • Prestar suporte técnico e operacional aos serviços de recepção e atendimento.
  • Providenciar a confecção de formulários e impressos, tais como a ficha de inscrição, convites, ingressos, certificados de participação em cursos, material  didático, contratos.
  • Elaborar e controlar a lista de presença, quando exigidas.
  • Preparar o conjunto de materiais para distribuição aos participantes (pastas, formulários, relatório de avaliação, material promocional, canetas).
  • Providenciar a confecção e distribuição de crachás, diplomas, certificados, pastas, apostilas, credenciais.
  • Controlar o fornecimento de água para a mesa principal, limpeza e decoração do local, coffee break.
  • Distribuir convites e materiais publicitários (folders, boletins), colocar de faixas promocionais no local e placas indicadoras de circulação, avisos e proibições.
  • Coordenar os serviços relacionados com as reservas, transporte, recepção e hospedagem de palestrantes, homenageados e autoridades.
  • Acompanhar a programação de passeios ou tours de participantes.
  • Manter atualizado o quadro geral e a agenda de programação (conferencias, debates, reuniões) indicando horários, locais, temáticas e palestrantes.
  • Providenciar equipamentos e materiais para os conferencistas e palestrantes e orientar o uso.
  • Manter contatos diretos com promotores e patrocinadores para prestar informações sobre o andamento dos serviços.
  • Encaminhar para o mestre-de-cerimonias o mini currículo dos palestrantes e oradores.
  • Implantar sistemas de informação geral (locais e telefones de urgência, informações turísticas, serviços de transporte).
  • Controlar a conduta, apresentação e vestuário da recepção e atendimento, inclusive de pessoal terceirizado.

 

Recepção e atendimento

É responsável pelas seguintes atividades:

  • Recepcionista da secretaria.
  • Moderador/ apresentador/ mestre de cerimonias.
  • Recepcionista do aeroporto.
  • Recepcionista do hotel.

 

Recepcionista da secretaria

  • Verificar ordem e limpeza das áreas de circulação de pessoas e veículos.
  • Realizar a inscrição, entrega de crachás e credenciamento dos participantes.
  • Entregar ao mestre de cerimonias antes do inicio das sessões a relação de autoridades e convidados especiais.
  • Assumir suas funções quando necessário abrindo sessões e apresentação da constituição da mesa e palestrantes.
  • Colocar-se em locais estratégicos para atendimento de pedidos e recolhimento das perguntas.
  • Dispor de todas as informações referentes ao evento (serviços, locais, horários, preços, telefones, datas)
  • Distribuir material didático ou publicitário e de certificados, quando necessário
  • Auxiliar no controle do coffee break
  • Supervisionar as condições de iluminação, som e ventilação
  • Zelar pelo atendimento da mesa principal com suprimento de água e café ou suco

Mestre de cerimonias

  • Coordenar o cerimonial, coleta de currículos e conteúdo das palestras
  • No inicio das sessões apresentar o currículo dos painelistas ao publico e ao término o agradecimento aos componentes da mesa, apresentadores e participantes especiais
  • Providenciar a remessa do material técnico à secretaria para elaboração dos anais e encaminhamento a imprensa
  • Coordenar a distribuição e recolhimento de folhas de perguntas aos participantes das sessões
  • Fiscalizar a ordem e disciplina dos trabalhos

 

Recepcionista do aeroporto

  • Planejar os serviços de recepção, registro de origem, nacionalidade, idade, modalidade de participação no evento, acompanhantes, idioma
  • Recepcionar os visitantes e proceder o transporte até o destino
  • Apresentar ao visitante informações sobre a localidade, mapas, telefones e endereços de locais de interesse e de contato com organizadores do evento
  • Requisitar previamente recursos financeiros para atender despesas imprevistas de pequeno porte

 

Recepcionista do hotel

  • Acolher os visitantes, conferindo o registro das reservas
  • Providenciar e controlar o transporte das bagagens
  • Verificar as condições das instalações de hospedagem, orientando o visitante quanto os serviços oferecidos pelo hotel
  • Solicitar e transmitir informações sobre empresas de transporte, aeroporto, programação noturna e turística, telefones uteis e endereços especiais

 

Marketing e vendas

É responsável pelas seguintes atividades:

  • Estabelecer procedimentos relacionados com a venda de convites, estandes, ingressos, publicidade, painéis e outros instrumentos 
  • Organizar o cadastro de clientes, participantes, autoridades 
  • Promover pesquisas e avaliações do mercado atual e potencial de eventos 
  • Desenvolver estudos e sugerir preços e tarifas para a venda de ingressos, locações de espaços e equipamentos, taxas de matrícula, descontos especiais para a compra de ingressos antecipados e para grupos, comissão de vendedores e agentes
  • Acompanhar e analisar eventos promovidos por outras empresas principalmente as tarifas, comissões e procedimentos adotados 
  • Promover a instalações dos pontos de venda 
  • Manter contatos com agencias de turismo, operadoras, entidades, jornais objetivando integração técnica e operacional 
  • Promover contatos com empresas e entidades, para obter patrocínio e apoio 
  • Firmar convênios com empresas fornecedores de produtos e serviços para concessão de tratamento especial aos participantes dos eventos, tais como descontos e atendimento privilegiado em lojas, locadoras e casas de espetáculos
  • Apurar e analisar as características dos clientes e participantes (profissão, nacionalidade, idade, nível social) para direcionar ou adequar o planejamento de marketing 
  • Implantar instrumentos de avaliação de desempenho e registro de fatos e ocorrências, tais como o livro de impressões de visitantes, sugestões e reclamações, álbum fotográfico para a constituição do acervo histórico do evento 
  • Promover pesquisas de opinião pública para avaliação da qualidade dos serviços

 

Publicidade e comunicação

É responsável pelas seguintes atividades: 

  • Coordenar a divulgação dos eventos ativando imprensa, publicidade, relações públicas e mala direta 
  • Elaborar o texto dos anúncios, releases, mala direta, folhetos, folders, noticias, boletins, convites, faixas cartazes, outdoors 
  • Estudar e sugerir programa de integração com a imprensa (releases, entrevistas coletivas, credenciais a jornalistas) 
  • Providenciar o encaminhamento de material promocional e informativo aos órgãos de divulgação, agencias de publicidade, turismo e viagens
  • Realizar a revisão dos anais dos eventos, a fim de garantir a qualidade da publicação 
  • Desenvolver programas de telemarketing 
  • Desenvolver e publicar o site do evento na internet 
  • Manter contatos com órgãos de divulgação e coordenar iniciativas como a realização de entrevistas 
  • Organizar a sala de imprensa abrangendo: mesa de reuniões e cadeiras para entrevistas; condições ambientais favoráveis, moveis e equipamentos (computadores, copiadoras, fax, recursos audiovisuais), press-kit com materiais sobre o evento, fotos, programas, folhetos, currículos dos participantes, relação de autoridades e convidados Vips 
  • Analisar o resultado e desempenho das campanhas publicitárias 
  • Estudar e sugerir peças ou material publicitário personalizado, tais como brindes, símbolos, placas, crachás, impressos, logotipos 
  • Comprar ou negociar o patrocínio de brindes, placas, troféus, medalhas, pastas 
  • Expedir correspondência de agradecimento aos participantes especiais 
  • Dirigir a publicação nos jornais dos eventos abrangendo a pauta das edições, reportagem e entrevistas, orçamento, comercialização da publicidade no jornal, acompanhamento da impressão, execução e controle da distribuição
  • Organizar o cadastro de clientes ou mailing list 
  • Promover contatos ou acompanhar a confirmação da presença de autoridades, palestrantes, homenageados, convidados, participantes 
  • Coordenar as providencias e o cerimonial de recepção 
  • Representar a coordenação do evento em coquetéis, jantares e outras promoções 
  • Coordenar o cerimonial e protocolo

 

Serviços de manutenção das instalações e equipamentos

 

Consistem nas seguintes atividades: 

  • Verificar as condições de funcionamento dos telefones, iluminação, ventilação, ar condicionado, som, microfones, projetores multimídia, computadores, internet 
  • Coordenar e providenciar a montagem e desmontagem das instalações, estandes, móveis 
  • Acompanhar a instalação e montagem de equipamentos locados 
  • Analisar as propostas e o orçamento de serviços de terceiros 
  • Efetuar o controle das compras, reposição e estoque dos utensílios, ferramentas e peças 
  • Inspecionar permanentemente o funcionamento dos equipamentos e as condições de uso das instalações 
  • Realizar inventários dos estoques e emitir relatório das faltas constatadas para efeito de ressarcimento pelos responsáveis ou participantes dos eventos

 

Bibliografia:

ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organização de eventos. Planejamento e operacionalização. 5 ed. Editora Atlas, 2012.

 

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