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O projeto de um evento auxilia na aprovação deste ou daquele tipo de evento, pois contém informações detalhadas e precisas sobre a ideia do evento. Neste texto, retirado da obra de Camem Zitta, será abordado:

  1. Conceitos básicos
  2. Etapas de um projeto
  3. Aspectos multidisciplinares
  4. Técnicas para avaliação

5.Roteiro básico para elaboração do projeto

 

  1. Conceitos Básicos

Empreendimento: conjunto de ações articuladas que permite realizar uma ideia no plano pessoal ou empresarial.

Quando há uma tentativa consciente de buscar cenários futuros, utiliza-se do PLANEJAMENTO, dos PROGRAMAS, dos PROJETOS e das ATIVIDADES.

O planejamento é um processo desenvolvido para alcançar uma situação desejada, de modo mais eficiente e efetivo, com a menor concentração de esforços e recursos pela empresa. Ele deve responder as seguintes perguntas:

  • O que será feito?
  • Como?
  • Quando?
  • Por quem?
  • Para quem será feito?

As atividades são a menor unidade ou parte do projeto. Para eventos podemos exemplificar algumas:

  • Coordenação
  • Tesouraria
  • Secretaria
  • Recepção e atendimento
  • Mestre de Cerimonias
  • Marketing e vendas
  • Comunicação
  • Serviços de instalação de equipamentos

2.  Etapas de um projeto

Um evento é constituído, basicamente, de 2 fases:

Fase 1 – Caracterização

Etapas:

  1. Concepção e
  2. Elaboração e Analise/decisão

Fase 2 – Execução

Etapas:

  1. Implantação
  2. Operação/realização

Estas etapas, na prática são interdependentes.

CARACTERIZAÇÃO EXECUÇÃO
CONCEPÇÃO ELABORAÇÃO IMPLANTAÇÃO REALIZAÇÃO
Identificação do problema.

Estudos preliminares.

Definição de objetivos e metas.

Parâmetros de avaliação do projeto

Projeto básico com objetivos e orçamento.

Programação e alocação de recursos.

Viabilização técnica, financeira e mercadológica.

Negociação de recursos.

Formalização e decisão.

Recrutamento de pessoal.

Seleção de fornecedores.

Captação de recursos.

Compras.

Inspeção.

Orçamento detalhado.

Contratações.

Assistência técnica.

Fiscalização. Montagem.

Treinamento.

Testes.

Start up.

Venda do evento.

Atividades de secretaria e recepção.

Capital de giro.

Manutenção.

Mercado.

Administração.

Resultados.

Fluxo de caixa.

Acionistas.

Expansões.

Comercialização.

Recursos humanos.

Controles.

Avaliação final.

O programa é um conjunto de projetos que caracteriza etapas importantes do planejamento.

 

3. Aspectos interdisciplinares de um planejamento de evento.

  • Mercado

Que evento? Para quem? Com que objetivo?

No âmbito dos negócios, entendemos que qualquer evento, ainda que indiretamente, tem sua realização para um resultado comercial.

Vamos exemplificar alguns tipos de eventos: CURSOS, SEMINÁRIOS, PALESTRAS, FEIRAS, TORNEIOS ESPORTIVOS, ATIVIDADES CULTURAIS. Cada um destes eventos tem um público-alvo, seu mercado.

 

  • Técnico/ Tecnológico

Identificação do que é possível contar com o pessoal e equipamentos próprios e, ainda, quais especialistas será necessário contratar.

Os aspectos técnicos envolvem considerações sobre a seleção entre os diversos processos de produção, a engenharia do projeto, o arranjo físico e o funcionamento dos equipamentos.

Os aspectos tecnológicos dizem respeito ao domínio do “como fazer“ de forma eficiente e econômica cada uma das atividades do projeto, seja na implantação ou operação.

 

  • Produção/ Realização física

Local, pessoal de apoio a recepção, segurança, cozinha, som, imagem, equipamentos especiais e outros detalhes de infraestrutura.

É importante montar um cronograma de realização física, onde as diversas atividades sejam listadas em ordem prioritária e estabelecidas datas de inicio e final de cada realização.

Isto pode ser organizado em um Quadro de Usos ou aplicações do projeto.

 

  • Jurídico

É importante registrar na elaboração dos projetos as possíveis implicações jurídicas do evento. Sendo as mais comuns:

  • Autorizações de prefeituras
  • Licenças dos órgãos do meio ambiente
  • Relações trabalhistas
  • Cuidados de natureza tributária e policial

Recomenda-se, em eventos de grande magnitude, o acompanhamento de um jurista no projeto.

 

  • Gerencial

Qualquer que seja o evento – de uma festa junina a uma convenção internacional – os participantes terão senso crítico e um grau de exigência elevados. Assim é necessário que haja GERENCIA, que deve atentar para:

  • Concentrar seus esforços nos resultados esperados
  • Ser flexível
  • Envolver os níveis hierárquicos superiores
  • Distribuir tarefas entre os subordinados
  • Gastar somente o necessário
  • Manter a coerência em suas atitudes e decisões
  • Resolver os conflitos inerentes ao projeto
  • Financeiro/ Contábil

As empresas costumam reservar uma verba para evento em seu orçamento anual. Mas, na maioria dos casos, eventos são promovidos sem um esquema de fontes pré-estabelecidas, verificando-se imprevistos de ultima hora

Recomenda-se não se aprovar qualquer projeto sem previa definição de fontes de recursos, como:

  • Verba orçamentária
  • Apoio
  • Patrocínio via propaganda/ publicidade
  • Permutas (agencias de viagens, hotéis, restaurantes)
  • Financiamentos
  • Fornecedores
  • Receita de bilheteria e venda de produtos
  • Receita de matriculas

 

Avaliação e decisão

Além da viabilidade financeira, será interessante verificar a viabilidade econômica, a taxa de rentabilidade (relação entre lucro liquido e recursos investidos).

A decisão de realizar um evento não é apenas função da avaliação econômica, mas de aspectos de natureza subjetiva, como vontade politica, prazer pessoal, vantagens institucionais, abertura de novos espaços comerciais. Para isso pense nas respostas às seguintes perguntas:

  • Qual será a capacidade de pagamento do evento?
  • O somatório das receitas será suficiente para pagar custos e despesas?

Roteiro básico de um projeto de evento:

1.Capa

2.Pasta para apresentação do projeto

3.Folha de rosto

4.Índice ou sumário

5.Apresentação do projeto (o que, para quem, porque, como onde e quando)

6.Justificativa

7.Pesquisa de mercado ou comunidade

8.Local de realização (porque da escolha, facilidade de acesso, mapa de localização);

8.1 Infraestrutura necessária

9.Data de realização

10.Horário;

10.1 porque da escolha da data e horário

11.Número de participantes

12.Analise do público-alvo

13.Patrocínio/ apoio/ colaboração/ permuta/ participação

14.Oportunidade de marketing;

14.1 Assessoria de imprensa;

14.2 Publicidade e propaganda;

14.3 Material de merchandising

15.Inscrições

16.Premiações

17.Comissão organizadora;

17.1 Número de pessoas;

17.2 Responsabilidade;

17.3 Critérios de avaliação

18.Plano de ação (como será executado o evento?)

19.Mensagem da comissão organizadora

20.Histórico do evento anterior

21.Planejamento financeiro; 21.1 Histórico

22.Matricula ou custo por pessoa

 

Bibliografia: ZITTA, Carmem. Organização de eventos: da ideia à realidade. Brasília: Editora Senac – DF, 2009.

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